Zatrudnienie pracowników a RODO cz. I


W ramach stosunku pracy istnieje nieustanna potrzeba wymiany informacji, w tym o pracowniku. Jej konieczność może wynikać z obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa, z charakteru wykonywanej przez pracownika pracy bądź też z uwagi na interes pracodawcy lub samego pracownika. Należy pamiętać, że ochrona danych osobowych pracownika nie jest absolutna i nie zawsze zależy od jego zgody. Jednocześnie fakt, czy to przetwarzanie jest zgodne z prawem, należy oceniać w każdym konkretnym przypadku.

Konkretne kwestie związane z przetwarzaniem danych w okresie zatrudnienia.

Wraz z powstaniem stosunku pracy powstają określone prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika, których realizacja w sposób oczywisty wiąże się z koniecznością przetwarzania danych pracownika.

Zgodnie z art. 221 § 2 i 4 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika, którego zdecydował się zatrudnić, podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także:

– innych jego danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

–  jego numeru PESEL,

– innych danych osobowych niż pozyskane w procesie rekrutacji i wskazane wyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Zawarcie umowy o pracę i akta osobowe pracownika

Powstanie stosunku pracy generuje po stronie pracodawcy szereg obowiązków związanych z dokumentowaniem przebiegu pracy pracownika, w tym przede wszystkim prowadzenie akt osobowych.

Czy pracodawca może wykonać kserokopię dokumentu tożsamości pracownika, którego zatrudnia?

Zazwyczaj nie istnieje prawnie uzasadniona potrzeba wykonywania kopii tego typu dokumentu. Co więcej posiadanie jej będzie prowadziło do gromadzenia nadmiarowych danych niezwiązanych z wykonywaną przez pracownika pracą.

Czy pracodawca może przechowywać informacje związane z życiem osobistym pracowników w ich aktach osobowych?

Nie zawsze będzie tak, że w aktach osobowych pracownika znajdować się będą wyłącznie informacje związane z jego stosunkiem pracy. Zazwyczaj, aby pracownik mógł skorzystać z określonych uprawnień będzie musiał udostępnić pracodawcy informacje dotyczące jego życia osobistego. Przykładem może być urlop związany z realizacją jego zobowiązań cywilnych, publicznych itp. (zawarcie małżeństwa, śmierć krewnego, odda-nie krwi, wezwanie do sądu itd.).

Czy w przypadku zatrudnienia pracownika pracodawca musi ponownie spełnić wobec niego obowiązek informacyjny?

Ponieważ dane pracownika już zatrudnionego pracodawca będzie przetwarzał w innym celu aniżeli kandy-data oraz zmieni się krąg odbiorców tych danych, pracownik powinien pozyskać informacje w tym zakresie. Cel ten można osiągną umieszczając powyższe informacje w ramach klauzuli informacyjnej przekazywanej kandydatom w toku rekrutacji (poprzez uzupełnienie jej o informacje dotyczące celu przetwarzania danych i wskazanie odbiorców danych w razie zatrudnienia kandydata) lub też poprzez uzupełnienie tych informacji już po zatrudnieniu pracownika.

Ujawnianie i dostęp do danych osobowych w kontekście zatrudnienia

Dane pracownika są poufne i nie mogą być ujawniane bez jego zgody bądź innej podstawy prawnej.

Jakie informacje o pracowniku można umieścić na liście obecności pracowników?

Przepisy prawa nie precyzują sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy. Często spotykanym sposobem jest złożenie podpisu na liście obecności. W wielu sytuacjach na owych listach, dostępnych dla wszystkich pracowników można było znaleźć informację o tym, że dany pracownik jest chory bądź korzysta z urlopu „na żądanie”. Taka praktyka jest niewłaściwa, a informacje m.in. o zwolnieniach lekarskich czy urlopie „na żądanie”, więc o szczególnych rodzajach nieobecności powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy, do którego dostęp oprócz samego pracownika, którego karta dotyczy mogą mieć jeszcze osoby odpowiedzialne za sprawy kadrowe i osoba reprezentująca pracodawcę (bezpośredni przełożony, osoby zarządzające zakładem pracy). Reasumując symbol absencji nie powinien być zamieszczony na liście obecności. Wystarczy wskazanie czy dany pracownik jest obecny czy też nie. W przeciwnym razie może to naruszać zasady minimalizacji oraz poufności danych osobowych. Czas pracy jest jednym z kluczowych elementów pracy zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. To jak kwestia potwierdzania obecności w pracy przez pracownika będzie zorganizowana określać powinien regulamin lub inny wewnętrzny dokument, niezależnie czy będzie to lista obecności czy system kart zbliżeniowych – to już wewnętrzna sprawa samego pracodawcy – ważne jest by przy tych czynnościach nie naruszać praw i wolności swoich pracowników.

Czy pracodawca może umieścić zdjęcia pracowników na identyfikatorach?

Ze względu na to, że wizerunku pracownika nie ma wśród danych wskazanych w Kodeksie pracy, aby praco-dawca mógł je pozyskać i umieścić np. na identyfikatorze musi legitymować się zgodą pracownika. Należy jednak zaznaczyć, że zgoda musi być udzielona dobrowolnie, a zatem pozyskiwanie przez pracodawcę zgody pracownika będzie możliwe, jeżeli pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne negatywne konsekwencje. Warto dodać, że zgoda może być odwołana w każdym czasie.

Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy i wskazywanie wizerunku pracownika przewidują wprost przepisy prawa. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas pracodawca nie jest zobowiązany do pozyskiwania zgody w tym właśnie celu.

Czy pracodawca może umieścić na swojej stronie internetowej takie dane osobowe pracowników, jak ich imiona i nazwiska, stanowiska, numery telefonów, czy adresy e-mail?

Informacje o pracowniku takie jak np. jego imię i nazwisko, czy właśnie służbowy adres e-mail są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Dane te mogą być wykorzystywane (np. udostępniane) przez pracodawcę nawet bez zgody pracownika, którego one dotyczą. Pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji i pozostających w kontakcie z podmiotami zewnętrznymi – kontrahentami, klientami. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika. Z tego też względu za dopuszczalne uznać także należy umieszczanie imion i nazwisk pracowników na drzwiach w zakładach pracy, na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą oraz prezentowanie w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach. Kwestie tego typu uregulowane powinny zostać w regulaminach pracy, a pracownik powinien być świadomy tego przed nawiązaniem stosunku pracy.

Czy pracodawca może umieścić na swojej stronie internetowej wraz z danymi kontaktowymi wizerunek pracownika?

Nie. Publikacja wizerunku pracownika na stronie internetowej będzie wymagała uzyskania jego dobrowolnej zgody.

Czy pracodawca może umieszczać zdjęcia pracowników w Intranecie?

Sytuacja umieszczania zdjęć pracownika w Intranecie jest sytuacją szczególną, gdyż dostęp do tego wewnętrznego systemu ma ściśle określony krąg osób, tj. pracownicy, którzy znają się nawzajem, oraz z uwagi na cel, jaki przyświeca tego typu działaniom pracodawcy, jakim jest usprawnienie procesu zarządzania i wewnętrznej komunikacji w firmie. Jeśli pracodawca jest podmiotem z sektora prywatnego, można więc się za-stanowić czy takie działanie nie będzie się mieściło w granicach jego usprawiedliwionego celu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Należy pamiętać, że w niektórych sytuacjach może wystąpić nawet konieczność umożliwienia wizualnej identyfikacji pracownika wynikająca np. z zakresu jego obowiązków, charakteru wykonywanej pracy czy potrzeb pracodawcy związanych z konkretnym stanowiskiem pracy. O ile więc umieszczenie zdjęć w Intranecie służy jedynie polepszeniu i usprawnieniu zarządzania firmą, a dostępu do nich nie mają osoby z zewnątrz, to można przyjąć to za dopuszczalne.

Gdyby jednak w ocenie pracownika wspomniana praktyka godziła w jego dobro, może on skorzystać z unormowań art. 21 ust. 1 RODO regulującego prawo do sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją takiej osoby.

Czy, a jeśli tak, to w jakim zakresie pracodawca może wykorzystać służbowy adresu e-mail po byłym pracowniku?

W związku z dynamicznym rozwojem nowych technologii, jednym z podstawowych sposobów komunikacji w relacjach pomiędzy firmami i instytucjami jest poczta elektroniczna. Powszechną praktyką jest nadawanie pracownikom adresów e-mailowych, składających się z imienia i nazwiska, pierwszej litery imienia i nazwiska lub w niektórych przypadkach z pseudonimu. Zarówno taki adres mailowy, jak też pozbawiony imienia i nazwiska, ale powiązany z konkretną osobą, uznawany jest za dane osobowe związane z zatrudnieniem. Problem pojawia się w sytuacji ustania stosunku pracy. Jeśli adres e-mail byłego pracownika stanowi dane osobowe, wówczas taki adres powinien zostać usunięty z chwilą zakończenia stosunku pracy, a przed usunięciem konta wszystkie dane związane z wykonywaną pracą powinny zostać przekazane pracodawcy. Pracodawca może zobowiązać pracownika do skontaktowania się z osobami, z którymi pracownik pozostawał w służbowych relacjach, celem poinformowania ich o usunięciu adresu e-mail. Natomiast po zakończeniu współpracy pracodawca może tak skonfigurować serwer poczty, aby korespondencja była przekierowana na inny adres, a także żeby nadawca otrzymywał zwrotną wiadomość informującą, że nie ma takiego użytkownika.