Rekrutacja pracowników a RODO


Jakie dane kandydata pracodawca może gromadzić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca może zadawać szereg szczegółowych pytań odnoszących się do informacji, jakie kandydat na pracownika zawarł w swoim CV. Musi jednak pamiętać, że powinny się one odnosić wyłącznie do kwestii związanych ze stanowiskiem, na które on aplikuje. Należy unikać zadawania pytań, które kandydata na pracownika mogą zawstydzić, lub naruszyć jego prawo do prywatności bądź dobra osobiste (np. dotyczących wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych, życia prywatnego, rodzicielstwa czy planowanego potomstwa). W pewnych sytuacjach jednak, o ile wynika to bezpośrednio z przepisów prawa, pracodawca może być uprawniony do zadania pytań niedyskretnych (np. pytanie starającego się o posadę nauczyciela w szkole publicznej czy był karany za przestępstwo popełnione umyślnie).

Czy można skontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji na jego temat?

Niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez potencjalnego pracodawcę informacji o kandydacie na pracownika od jego poprzedniego pracodawcy, jeśli nie posiada on zgody kandydata na powyższe. Należy też pamiętać, że złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Pamiętać należy, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat.

Czy potencjalny pracodawca może zwrócić się do uczelni wyższej z prośbą o potwierdzenie, czy kandydat do pracy uzyskał w niej dyplom?

Nie. Potwierdzanie prawdziwości dyplomu ukończenia studiów wyższych, jak i innych danych zawartych w dokumentach przedkładanych przez kandydata w toku rekrutacji, poprzez kierowanie zapytań do podmiotów, które wydały te dokumenty jest niedopuszczalne. Polski prawodawca co zasady nie przewiduje w prze-pisach krajowych uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów i danych w nich zawartych przedłożonych przez kandydatów w toku rekrutacji.

Takie działanie nie ma również oparcia w przesłance określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przypomnieć należy, że zgodnie z art. 22 1 § 3 Kodeksu pracy udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, zatem należy uznać, że praktyka polegająca na dodatkowej weryfikacji informacji uzyskanych od kandydata, naruszałaby prawa i wolności osoby. Polski ustawodawca zdecydował, w jakiej formie pracodawca powinien pozyskiwać informacje o kandydacie do pracy.

Wskazać należy, że praktyka polegająca na pozyskiwaniu zgód od kandydata na weryfikowanie prawdziwości złożonych oświadczeń i danych zawartych w dokumentach również nie znajduje oparcia w przepisach RODO. Podkreślenia wymaga, że jednym z warunków skuteczności zgody jest jej dobrowolność, co oznacza, że osoba, której dane dotyczą nie powinna ponosić żadnych negatywnych konsekwencji, jeżeli odmówi jej wy-rażenia. Niewyrażenie zgody przez kandydata na kontakt z uczelnią przez pracodawcę (choćby z powodów subiektywnych np. konfliktu z uczelnią), może spowodować, że potencjalny pracodawca odrzuci jego kandy-daturę.

Jeżeli pracodawca ma podejrzenia, że przedkładany dokument został sfałszowany powinien złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa określonego w art. 270 § 1 Kodeksu karnego.

Jak długo można przetwarzać dane kandydatów do pracy?

Okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Co do zasady pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania. Konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Wydłużenie okresu przechowywania danych zawartych w aplikacji, powinno być zatem wyjątkiem od reguły niezwłocznego ich usuwania oraz powinno być szczególnie uzasadnione.

Czy pracodawca może przetwarzać dane kandydatów do pracy po zakończeniu rekrutacji w celu zabezpieczenia się przed ich ewentualnymi roszczeniami?

Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania. Nie ma więc podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek”.

Czy możliwość wystąpienia roszczeniem z tytułu dyskryminacji uzasadnia dłuższe przechowywanie danych?

W przypadku roszczeń wynikających z dyskryminacji kandydata do pracy, to na kandydacie spoczywa obowiązek przedstawienia faktów, z których wynika domniemanie nierównego traktowania, a następnie na pracodawcę zostaje przerzucony ciężar udowodnienia, że nie traktował kandydata gorzej od innych albo, że, traktując go odmiennie od innych, kierował się obiektywnymi i usprawiedliwionymi przyczynami. Pracodawca może np. wykazać przed sądem, z jakiego powodu zatrudnił inną osobę na stanowisko, na które aplikował kandydat. Pracodawca w procesie rekrutacji podejmuje czynności zmierzające do zatrudnienia pracownika.

Powszechną praktyką jest zapraszanie na rozmowę kwalifikacyjną kandydatów do pracy. To głównie w jej wyniku kandydat może odnieść wrażenie, że jest dyskryminowany. Należy jednocześnie pamiętać, że osobiste przekonanie kandydata o tym, że jest dyskryminowany nie jest równoznaczne z uprawdopodobnieniem przez niego wystąpienia dyskryminacji. Może zatem dojść do sytuacji, w której kandydat zgodnie z jego CV legitymuje się dużym doświadczeniem, w porównaniu do innych kandydatów ma wysokie kwalifikacje, jednak nie otrzymuje propozycji pracy, z uwagi na to, że rozmowa kwalifikacyjna nie poszła mu dobrze (np. był nieuprzejmy lub nie znał odpowiedzi na merytoryczne pytania, zadawane przez rekrutera), w efekcie czego pracodawca nie zatrudnia takiego kandydata. Kandydat natomiast uważa, że nie dostał pracy z uwagi na dyskryminację ze względu na płeć. Za-równo w tej, jak i w innych przypadkach przechowywanie danych osobowych takiego kandydata do pracy po zakończeniu rekrutacji nie można uznać za niezbędne dla pracodawcy. Istotą roszczenia z tytułu dyskryminacji ze względu na jakąś cechę lub przekonania jest uprawdopodobnienie, że to właśnie z tej przyczyny kandydat został potraktowany w sposób gorszy niż reszta kandydatów, natomiast dopiero wtedy pracodawca musi wykazać, że ta cecha nie miała wpływu na dokonanie przez niego oceny negatywnej, do czego, nie jest konieczne przetwarzanie danych zawartych w życiorysie kandydata do pracy.

Wpływa do pracodawcy CV potencjalnego kandydata do pracy, jednak nie prowadzi on rekrutacji. Czy zachować przesłane dane w nim na potrzeby przyszłych rekrutacji?

Zdarzają się sytuacje, w których osoby poszukujące pracy z własnej inicjatywy, niezależnie od tego, czy potencjalny pracodawca prowadzi proces rekrutacji czy też nie, wysyłają do różnych podmiotów swoje aplikacje. Pracodawca po otrzymaniu takiej kandydatury powinien rozważyć, czy chce rozpocząć rekrutację, czy też nie jest zainteresowany zatrudnianiem nowych pracowników. W przypadku, gdy zdecyduje, że jest zainteresowany zatrudnieniem nowej osoby, powinien niezwłocznie wykonać w stosunku do niej obowiązek informacyjny oraz rozpocząć podejmowanie działań zmierzających do zawarcia umowy (np. przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, gromadzenie koniecznej dokumentacji). Jeżeli jednak pracodawca stwierdzi, że nie jest zainteresowany poszerzeniem swojej kadry, powinien niezwłocznie usunąć dane dotyczące kandydata ze swoich zasobów.

Czy potencjalny pracodawca może pozyskiwać dane kandydata z por-tali społecznościowych?

Co do zasady niedopuszczalne jest gromadzenie przez pracodawców i agencje rekrutacyjne informacji zamieszczanych przez kandydatów do pracy na swój temat w mediach społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródłach. Co prawda rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na „budowanie” przez potencjalnych kandydatów do pracy swojego wizerunku w sieci, również w oczach przyszłego pracodawcy, poprzez zamieszczane w Internecie różnych informacji na swój temat, ale nie oznacza to, że informacje te mogą zostać wykorzystane w procesie rekrutacyjnym. Należy również pamiętać, że takie działanie potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w Internecie danych.

Czy potencjalny pracodawca może zweryfikować kandydata lub komunikować się z nim za pośrednictwem branżowych portali społecznościowych np. LinkedIn?

Jako że żyjemy w dobie społeczeństwa informacyjnego, coraz częściej przyszli pracodawcy korzystają z możliwości weryfikacji kandydatów do pracy lub komunikacji z nimi, korzystając z portali internetowych dedykowanych takim celom. Portale takie, umożliwiając kandydatom do pracy, czy pracodawcom wzajemny kontakt, umożliwiają efektywne znalezienie pracy lub pracownika. Użytkownicy takich portali (poszukujący pracy) naj-częściej zanim zaczną korzystać z usług oferowanych przez portale, muszą zapoznać się z regulaminami, politykami prywatności i je zaakceptować. Jeżeli możliwość korzystania z takiego portalu będzie wiązała się z obowiązkiem podania danych, a może tak być, bo żeby założyć konto i aby dane z tego konta mogły być udostępniane potencjalnym pracodawcom, to portal musi mieć do tego podstawy prawne. Przepisem umożliwiającym pozyskiwanie, gromadzenie, udostępnianie danych użytkowników (kandydatów) do pracy, będzie zgoda osoby, której dane dotyczą8 czy też/lub potrzeba wykonania umowy (ewentualnie podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)9. Inną kwestią natomiast będzie możliwość kontaktowania się (przetwarzania danych w związku z tym) przez pracodawcę z kandydatem w innej formie np. mailowej (poza portalem, na którym doszło do kontaktu).