Monitoring pracy pracowników a RODO


Monitoring poczty elektronicznej pracowników

Na jakiej podstawie pracodawca może prowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika?

Pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną swoich pracowników, ale musi pamiętać, że uprawnienie to dotyczy tylko służbowej poczty elektronicznej. Ma takie prawo, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Takie uprawnienie pracodawcy zostało przewidziane w art. 223 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracownika?

Tak. Pracodawca może kontrolować aktywność swoich pracowników w trakcie pozostawania ich do jego dyspozycji w miejscu pracy, tzn. może sprawdzać czy pracownicy nie korzystają ze stron zabronionych czy też z innych witryn, które nie służą wykonywaniu przez nich obowiązków służbowych. Pracodawcy zależy przecież na tym, aby pracownicy jak najpełniej wykorzystali czas pracy na wykonywanie swoich obowiązków, a także, aby prawidłowo korzystali z udostępnionych im w tym celu narzędzi. Co istotne, kontrola nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Kontrola taka ma służyć zapewnieniu, by pracownik nie był zbytnio obciążony pracą oraz wykorzystywał powierzone mu narzędzia do celów zawodowych.

Czy pracodawca może kontrolować prywatną skrzynkę pocztową swojego pracownika?

Pracodawca nie może kontrolować prywatnej korespondencji swoich pracowników, jest to wręcz zabronione. Takie zachowanie naruszałoby konstytucyjne prawo do prywatności. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy względem pracowników w zakresie monitoringu ich poczty elektronicznej?

– Przede wszystkim pracodawca musi ustalić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu – jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu musi powiadomić pracowników.

– Pracodawca musi poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (poza sytuacjami, kiedy monitoring taki jest już stosowany). W przypadku nowych pracowników realizacja tego obowiązku powinna nastąpić przed do-puszczeniem ich do pracy. Ponadto w przypadku pracowników, który zostali już dopuszczeni do pracy, pracodawca powinien poinformować ich o zamiarze prowadzenia monitoringu. Nieprawidłowym jest jednocześnie prowadzenie monitoringu aktywności obejmującej okres sprzed poinformowania pracownika zamiarze jego prowadzenia. Dla celów dowodowych dobrze będzie udokumentować taką czynność na piśmie.

– Dodatkowo pracodawca musi pamiętać o wykonywaniu w stosunku do monitorowanych pracowników obowiązków informacyjnych określonych w RODO.

Ewidencjonowanie czasu pracy przy użyciu nowoczesnych technologii

Ewidencjonując czas pracy pracodawca może sprawdzać, czy pracownicy jego firmy pozostają do jego dyspozycji tak długo jak wynika to z przepisów prawa czy z umowy, jaką ukształtował relacje z pracownikiem. Właściwe ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest także obowiązkiem pracodawcy. Trzeba jednak pamiętać, że Kodeks pracy nie narzuca sposobu potwierdzania obecności w pracy przez pracodawcę. Pracodawca ma zatem dużą swobodę w zakresie potwierdzania obecności pracownika w pracy. Musi jednak pamiętać, że o ile ewidencjonowanie czasu pracy jest wymogiem prawa, o tyle czynności odnotowywania obecności pracowników czy to w postaci listy obecności, czy przy użyciu innych urządzeń kontrolujących proces pracy nie stanowią ewidencji czasu pracy. Czynności te są jedynie elementem pomocniczo-technicznym, za pomocą, których pracodawca może w drodze regulaminu pracy czy też w drodze informacji o warunkach zatrudnienia ukształtować proces odnotowywania obecności swoich pracowników w pracy.

Czy pracodawca może wybrać każdy rodzaj odnotowywania obecności swoich pracowników?

Niezupełnie. Wspomniano powyżej, że odnotowywanie obecności pracowników to tylko element wewnętrznej organizacji, wewnętrznego postępowania dotyczącego obecności w pracy, procedury wejść i wyjść i tym podobnych operacji. Prawo w tym elemencie daje dużą swobodę, ale wprowadza też wymogi. Jednym z nich jest kategoryczny zakaz wykorzystywania danych biometrycznych dla celów ewidencji czasu pracy. Postęp technologiczny sprawia, że coraz większą popularność zyskują metody oparte na wykorzystywaniu danych biometrycznych pracowników jak odcisk palca, zdjęcie tęczówki, siatkówki oka, układu żył na ręce czy też biometria kształtu ucha. Elementy te są charakterystyczne dla każdej osoby i umożliwiają ich identyfikację.

Monitorowanie przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS

Obok monitorowania poczty elektronicznej pracownika, pracodawcy często monitorują działalność swoich pracowników przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS. Firmy realizujące czynności handlowe, firmy trans-portu publicznego oraz przede wszystkim firmy transportu drogowego celem jak najbardziej efektywnego wykorzystania środków i optymalizacji kosztów korzystają z pomocy nowych technologii, dzięki którym mogą uzyskać przewagę konkurencyjną jednocześnie rozwijając swoją pozycję rynkową. Czasem monitorowanie lokalizacji pojazdów jest obowiązkiem prawnym pracodawcy, czego przykładem są przepisów ustawy o monitorowaniu przewozu drogowego towarów.

Czy przedsiębiorca może monitorować swoich pracowników za pomocą urządzeń lokalizujących (np. GPS)?

Kodeks pracy wprowadza możliwość stosowania innych form monitoringu aniżeli monitoring wizyjny czy monitoring poczty elektronicznej, jeżeli zastosowanie takiego monitoringu służy celowi, w zakresie zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Analogicznie jak w przypadku monitoringu poczty elektronicznej praco-dawca obowiązany jest uprzedzić pracownika o stosowaniu urządzeń monitorujących samochód (GPS) przed przystąpieniem pracownika do pracy bądź na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania urządzenia, także umieszczenia w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego oraz jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. Pracodawca musi pamiętać, że nowe regulacje prawa w zakresie monitorowania są dla niego pomocą, ale i obowiązkiem. Dane, które będzie rejestrował muszą mieścić się w celu, jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy, a zasady zbierania i wykorzystywania danych muszą być rzetelne i przejrzyste, jasno określone oraz dostępne dla pracownika.

Jakie dane pracownika można pozyskiwać za pomocą urządzeń GPS?

Niejednokrotnie w trakcie monitorowania przy pomocy urządzeń lokalizujących pojazd pracodawca może uzyskać także dane o tym, jakim stylem jazdy porusza się dany kierowca, gdzie się zatrzymuje, gdzie tankuje, gdzie je. Istnieje zatem ryzyko, że za pomocą monitorowania lokalizującego pracodawca może uzyskać więcej informacji niż tego potrzebuje. Dodatkowy problem pojawia się w sytuacji, gdy pojazd służbowy wykorzystywany jest także w celach prywatnych. W takiej sytuacji zbierając dane o pojeździe jednocześnie pracodawca pozyskuje informacje o pracowniku np. gdzie obecnie przebywa. Pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania takich danych chyba, że mamy do czynienia z sytuacją wyjątkową np. z kradzieżą samochodu lub koniecznością ustalenia odpowiedzialności pracownika za uszkodzenie pojazdu.

Czy można przetwarzać dane pracownika pozyskane za pomocą GPS, a dotyczące jego aktywności w czasie wolnym?

Rozwiązaniem jest precyzyjne określenie, że samochód służbowy używany jest tylko do celów służbowych. W innym wypadku należy dostosować lub zmienić regulamin wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. W takiej sytuacji należy uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie tych danych oraz wypełnić wobec niego obowiązek informacyjny.

Czy umieszczenie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy czy obwieszczeniu informacji o celach, zakresie oraz sposobie zastosowaniu monitoringu jest wystarczające?

Niezupełnie, ważne, aby cel przetwarzania był rzeczywiście zgodny z danymi, które przetwarzamy i wykorzystujemy. Nie możemy bowiem wykorzystywać danych przy użyciu systemu GPS zamontowanego w użytkowanej przez nas flocie pojazdów w celu ochrony mienia, gdy tymczasem w regulaminie pracy pracodawca określił cel inny np. organizacja czasu pracy poprzez wytyczanie jak najkrótszych i najszybszych tras potrzebnych do zrealizowania transportu. Pracodawca musi pamiętać o tym, że cel wpisany w dokumentacji musi być tożsamy z celem wykorzystywania urządzenia i danych w ten sposób otrzymywanych. Nie zmienia to faktu, że cele, zakres oraz sposób zastosowania również takiej formy monitoringu muszą być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.